ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ  เทคโนโลยีสารสนเทศ

ความสำคัญของสารสนเทศ

 ปัจจุบัน IT ได้ทวีความสำคัญขึ้นอย่างมาก ทั้งในชีวิตประจำวัน ชีวิตการทำงาน และการดำเนินงานองค์การต่าง ๆ

        บทบาทความสำคัญของสารสนเทศ เป็นผลเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม

•         Toffler (1980) ได้แบ่งวิวัฒนาการของสังคมโลกออกเป็น 3 ยุค คือ

•                     ยุคเกษตรกรรม >> ที่ดิน, แรงงาน

•                     ยุคอุตสาหกรรม >> คน,  เครื่องจักร

•                     ยุคสารสนเทศ >> ข้อมูล,  ข่าวสาร, ความรู้

•                    การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมในปัจจุบันทำให้สารสนเทศมีความสำคัญเพิ่มขึ้น โดยเน้นประเด็นต่อไปนี้

•                     ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่

•                     การเปลี่ยนแปลงด้านองค์การและการบริหาร

•                     การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี

ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่

  มีลักษณะ 3 ประการคือ

1.   ระบบเศรษฐกิจโลก (Global Economy)

2.   ระบบเศรษฐกิจซึ่งเน้นการบริการที่อาศัยสารสนเทศ   เป็นหลัก

3.  เครือข่ายความสัมพันธ์

การเปลี่ยนแปลงองค์กรและการบริหาร

  มีลักษณะ 3 ประการคือ

1.   องค์กรแบบใหม่

2.   การบริหารแบบใหม่

3.   การบริหารที่เน้นความโปร่งใสและตรวจสอบได้

การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีสารสนเทศ

        เทคโนโลยี สารสนเทศมีการพัฒนาอย่างรวดเร็ว สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้มากขึ้น ราคาถูกลง มีรูปแบบการสื่อสารโทรคมนาคมที่หลากหลาย

ความหมายของข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้

ความหมายของข้อมูล 

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้งาน

ความหมายของสารสนเทศ

        สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลหรือจัดระบบแล้ว เพื่อให้มีความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้

ความหมายของความรู้

        ความรู้ คือ ความรับรู้และความเข้าใจในการนำสารสนเทศไปใช้ในการแก้ปัญหาในการดำเนินงาน                                       

ข้อมูล, สารสนเทศ, ความรู้ 

ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

สารสนเทศที่ดีไว้ 4 มิติ คือ

•                     มิติด้านเวลา (Time)

•                     มิติด้านเนื้อหา (Content)

•                     มิติด้านรูปแบบ (Format)

•                     มิติด้านกระบวนการ (Process)

มิติด้านเวลา

•                     การทันเวลา (Timeliness) >>  สามารถหาได้รวดเร็วทันเวลาที่ต้องการ

•                     ความเป็นปัจจุบัน (Up-to-date) >> มีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ

•                     มีระยะเวลา (Time Period) >> มีข้อมูลทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและการตัดสินใจ

มิติด้านเนื้อหา

•                    ความถูกต้องเที่ยงตรง >> สารสนเทศซึ่งไม่มีข้อผิดพลาด

•                    ความสัมพันธ์กับเรื่อง >> สอดคล้องกับเรื่องที่ต้องการ

•                    ความสมบูรณ์ >> คลอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญทุกเรื่องที่ต้องการทราบ

•                    ความน่าเชื่อถือได้ >> ขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูล

•                    ตรวจสอบได้ >> ตรวจสอบความถูกต้องและแหล่งที่มา

มิติด้านรูปแบบ

•                    ความชัดเจน

•                    ระดับของการนำเสนอรายละเอียด

•                    รูปแบบการนำเสนอ

•                    สื่อในการนำเสนอ

•                    ความยืดหยุ่น

•                    ความประหยัด

มิติด้านกระบวนการ

•                    ความสามารถในการเข้าถึง

•                    การมีส่วนร่วม

•                    การเชื่อมโยง

ความหมายของเทคโนโลยีสารสนเทศ

ความหมายของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

        ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ

องค์ประกอบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์

•    ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
•    ซอฟท์แวร์ (Software)
•    ฐานข้อมูล (Database)
•    เครือข่าย (Network)
•    กระบวนการ (Procedure)
• v   คน (People)

บทบาทของนักบริหารและ    ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ

•                    กำหนดสารสนเทศทีต้องการ (what) โดยพิจารณาจากลักษณะงาน หรือหน้าที่ของหน่วยงาน

•                    พิจารณาเวลา (when) ที่ต้องใช้สารสนเทศนั้น เพื่อกำหนดเวลารวบรวม ประมวลผล จัดทำรายงาน

•                    ทราบว่าจะหาสารสนเทศดังกล่าวได้ที่ไหน (where) จากแหล่งข้อมูลภายใน หรือภายนอก

•                    เข้าใจว่าทำไม (why) จึงต้องมีสารสนเทศนั้น ทราบถึงสาเหตุในการเก็บรวบรวมข้อมูล

ประโยชน์ของสารสนเทศ

สารสนเทศที่ดีมีประโยชน์ในด้านต่อไปนี้

ประสิทธิภาพ  (Efficiency)

1.       ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็ว

2.       ระบบสารสนเทศช่วยในการเข้าถึงข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว

3.       ระบบสารสนเทศช่วยให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว

4.       ช่วยลดต้นทุน

5.       ช่วยให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เป็นไปได้ด้วยดี

ประสิทธิผล (Effectiveness)

1.       ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ส่งผลให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้

2.       ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสม

3.       ระบบสารสนเทศช่วยในการปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขึ้น, ทำได้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น, ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น

 ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)

มีการนำสารสนเทศมาใช้และทำให้เกิดการบริหาร/จัดการงานแบบใหม่ เช่น Supply Chain Management, Good Governance

 คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life)

เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดเครื่องมือการทำงานแบบใหม่ เช่น Internet, E-mail, Mobile และทำให้เกิดการทำงานรูปแบบใหม่

ความหมายขององค์การเสมือนจริง

องค์กร ที่ใช้เครือข่ายในการเชื่อมโยงคน ทรัพย์สิน และความคิดต่าง ๆ เพื่อสร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดในเรื่องขอบเขตขององค์กรแบบเดิม หรือข้อจำกัดในด้านสถานที่ตั้งขององค์กร

 ลักษณะขององค์กรเสมือนจริง

- การใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม

- สังคมกับชุมชนเครือข่ายซึ่งมีการร่วมมือและพึ่งพากัน

- ความยืดหยุ่น

- ความไว้วางใจ

- การบริหารตนเอง

- ขอบเขตองค์กรไม่แน่ชัด

- ไม่มีสถานที่ตั้งขององค์กร

 ประโยชน์ขององค์กรเสมือนจริง

- เสริมสร้างให้ธุรกิจขนาดเล็กใช้ทรัพยากรในเครือข่ายเพื่อแข่งขันกับธุรกิจขนาดใหญ่ได้

- ช่วยปรับปรุงผลผลิต ให้มีคุณภาพและรวดเร็วขึ้น

- เพิ่มความสำคัญของมนุษย์มากขึ้น เปิดโอกาสให้คนทำงานโดยใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

- ระยะทางไม่เป็นอุปสรรคในการทำงาน

- ลดต้นทุนการใช้พื้นที่ของสถานที่ทำงาน

- ทำให้คนงานมีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น

รีอินจีเนียริ่ง คือ การทบทวนความคิดพื้นฐาน และการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่เพื่อให้บรรลุผลการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่

หลักการของรีอินจีเนียริ่ง

- การคิดใหม่จากพื้นฐาน

- การออกแบบใหม่อย่างถอนรากถอนโคน

- การปรับปรุงที่ส่งผลอย่างใหญ่หลวง

- เน้นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน

องค์ประกอบของรีอินจีเนียริ่ง

1. การออกแบบใหม่ (Redesign) เน้นการปรับปรุงลักษณะปรับปรุงทั้งกระบวนการ

2. เครื่องมือ (Retool) มีการนำ IT / IS เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือในการทำ RE

3. การปรับปรุงการทำงานใหม่ (Re orchestrate) การเปลี่ยนแปลงทั้งองค์กร ทุกกระบวนการในการทำงาน

ข้อดีของรีอินจีเนียริ่ง

1. ปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่ในการทำงานทั้งหมด โดยไม่ยึดติดกับระบบการทำงานแบบเดิม

2. มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ

3. เจ้าหน้าที่/พนักงาน ทำงานได้เป็นอิสระมากขึ้น

4. มีการนำ IT/IS มาใช้ในการปรังปรุงงาน

5. เป็นวิธีปรับปรุงที่ให้ความสำคัญต่อกระบวนการเป็นสำคัญ

ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ

- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านบวก (Optimism)

- กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านลบ (Pessimism)

- กลุ่มที่มองผลกระทบในลักษณะสัมพันธ์ (Relativism)